行政助理在许多行业中发挥着至关重要的作用，通过支持高管执行一系列广泛的任务来保持事情顺利进行。如果这是你的领域，那么你是有条理的、注重细节的、彻底的——这些品质将有助于你准备一份行政助理简历。
您可以担任行政助理的行业范围意味着您可以找到自己喜欢的环境并获得特定行业的知识。进入的门槛是高中文凭，因此行政助理工作是一个不错的选择，无论是永久职业还是通向更伟大事业的垫脚石。通过了解 如何针对特定职位撰写、设计和定制简历，您可以找到适合您的职位。
在本指南中，我们将讨论准备一份成功的行政助理简历的所有注意事项，包括如何：
- 打败旨在淘汰简历的申请人跟踪系统
- 以最好的方式解释您的经历
- 吸引有能力招聘的人的注意
- 格式化你的简历以充分利用有限的简历空间。
行政助理做什么的？
行政助理过去被称为秘书，但如今这个词通常被认为有点过时了。然而，许多职责是相同的，包括处理信件、管理老板的日程安排、预订旅行、归档、簿记和接听电话。
根据美国劳工统计局 (BLS) 的数据，2020 年秘书和行政助理的平均工资为40,990 美元。
不幸的是，这个职业的就业前景很差。根据劳工统计局的数据，2019 年至 2029 年，秘书和行政助理的职位预计将减少 9%。部分原因是新技术允许办公室工作人员在没有帮助的情况下准备自己的文件，部分原因是许多行政助理现在支持不止一名高管。
未来十年，该领域的工作机会稀缺，因此您更有必要准备一份出色的简历，以竞争数量不断减少的工作机会。
如何写行政助理简历
申请人追踪系统
什么是申请人跟踪系统 (ATS)？为什么它们如此重要？这些基于算法的系统有时会在简历到达招聘经理手中之前就将其拒绝。 ATS 软件会寻找与雇主优先培养未来员工的技能相关的关键词。由于雇主平均每个职位空缺会收到 250 份简历（根据 Glassdoor 的数据），因此他们通常没有时间阅读每一份简历。相反，他们依靠 ATS 软件来为他们进行简历分类。您的第一份工作是定位职位描述中的关键词，并将其用于您的行政助理简历中。为此，您应该分析每个职位描述并强调雇主要求的任何技能或素质。然后，在你自己的行政助理简历中使用这些确切的词。
行业特定知识
除了这些一般技能之外，您可能还需要了解您所工作的特定行业。根据美国劳工统计局 (BLS) 的数据，最适合行政助理的5 个环境是：
数据录入行政助理
虚拟行政助理
这些环境中的每一个都有一组其运行所依据的术语和规则。您可能已经在这些领域之一工作，但即使您没有具体知识，如果您的简历针对性强，您也可以在面试前进行学习。请记住这些技能和关键字，因为 ATS 程序正在搜索它们。尽可能 使用行业特定的语言来 定制您的简历，使用雇主在其职位描述中写入的词语。
摘要简历示例：引起注意
您的简历摘要（也称为个人资料）尤其重要，因为您需要展示您的个性。在这里，您可以让自己听起来很棒。别害羞。本简历指南将引导您完成完成简历的步骤。为什么要总结？因为你没有太多的时间来给人留下深刻的印象，并且你想从一开始就让你的简历与众不同。
简历摘要应突出您的软技能，同时注入一点专业个性。你简历的其余部分将集中在你的经验、教育和技能上，几乎没有创造力的空间，但在这里你有机会让自己出名，并让人力资源更仔细地审视你的简历。
由于您可能是办公室来访者第一个与之互动的人，因此在行政助理简历中突出您的个性符合您的最佳利益。您是否性格开朗、冷静、乐于助人、善于解决问题？在简历摘要中突出显示这些品质。在此部分中也包括您过去的专业成就。
OfficeTeam 的一项调查显示，四分之三的高级管理人员表示，过去五年里，办公室支持人员的职责有所增加。
无论您是刚刚进入职场还是经验丰富的专业人士，行政助理职位都是学习新技能和进步的绝佳起点。 OfficeTeam的调查还发现，64%的老板认为行政助理的职业晋升之路比五年前更好。
雇主和招聘人员想知道您将如何利用您的技能、领域知识和个性来改善办公环境，因此请在您的行政助理简历摘要中展示它们。
熟练的行政助理，拥有7年以上的办公室经验，专门从事行政工作、解决问题、规划和最佳协助。以提高生产力和减轻管理人员的工作量而闻名。久经考验的效率，能够快速学习和浏览任何计算机软件程序或办公文件系统。
工作经历简历示例：展示您所知道的
如果您作为行政助理开始或改变您的职业生涯，此部分更具挑战性，但无论您的工作经历如何，您都可以制作一个以技能为中心的体验部分来展示您的价值。您的第一步是考虑您所从事的每项工作，无论是全职工作还是课外工作。不要写职位描述，而是考虑成就和技能。
分析您想要的工作的描述。描述职业成功，说明雇主正在寻找的技能。想想你如何利用这些技能为组织带来优势。例如：您如何利用这些技能来简化办公流程？在您的行政助理简历中，将尽可能多的这些技能与您前几年的经验联系起来。查看下面我们的行政助理简历示例块，了解如何执行此操作的更多示例。
如果职位描述看起来太模糊或太罗嗦，这里有一个方法可以让你摆脱困境。尝试使用文字云程序，例如 Wordle 或 WordArt。将职位描述粘贴到其中。一个词使用得越频繁，它对雇主来说就越重要。按照模式将关键字植入您的简历中。
以下是写得好的工作历史部分的一些目标：
- 使用行为动词来描述责任和成就
- 例如：performed 代替 did；协调数据而不是发现错误
- 通过使用数据和统计数据来阐述您的案例，从而获得具体信息
- 例如：如果您通过消除纸张浪费帮助节省了资金，请提供有关您节省了多少以及如何节省的具体详细信息
- 强调解决问题以及您的解决方案如何取得成果
- 展示您的专业知识
在您过去做过的许多工作中，您可能已经实现了将转化为行政助理角色的目标。不要害怕列出你所在领域之外的工作，只要你指出这些经验将如何使你成为新工作的资产。
如果您已经有行政助理的经验，那么您就有优势。确保发挥你为以前和现在的工作场所带来的价值。请查看下面我们针对行政助理简历的适应性样本。
Space Corporation 行政支持助理，达拉斯
2010 年至今
- 担任生产主管的直接助理，支持生产和办公室管理的各个方面。
- 值得信赖的分析和解释数据，并处理所有装运、交货和材料订单。
- 被称为包括质量控制、会计和管理在内的所有部门的“关键人物”。
- 通过处理公司的所有客户互动（包括上门拜访、电子邮件、电话和传真互动），努力减轻高管负担。
- 协调和安排所有公司会议、约会、面试和检查。
- 解决了每个部门保持及时完成零件并满足严格期限的问题。
- 致力于确保优质服务并处理和解决所有客户问题。
行政助理 at A&C Machine, 奥斯汀
2007 - 2010
- 向运营经理汇报并协助商店和办公室人员。
- 履行一系列行政职责，从维护生产计划到采购物资和雇用供应商。
- 运用解决问题的技能来解决员工、客户和管理人员的问题和挑战。
- 定向工作流程，通过安排电话会议、安排会议、撰写信函和管理日历，充当所有部门之间的中介。
- 通过准确处理所有新订单并根据每个订单要求委派任务，支持快节奏环境中的高效生产系统。
2005 - 2007 年，奥斯汀 Gary Manufacturing 办公室助理
- 担任所有行政人员的助理，并充当访客和客户的第一联系人。
- 管理电话和电子邮件通信系统并维护办公用品，准确订购办公用品。
- 通过适当管理库存、获取报价和购买价格适当的产品来降低供应成本。
- 因立即协助客户询问而受到认可。
技能部分简历示例：突出你的能力
行政助理的职责可能因环境而异，但您希望通过将简历重点放在雇主真正想要的品质上来给雇主留下深刻的印象。我们已经提到过词云。当试图决定列出哪些技能时，它们非常有价值。它们还可以帮助您通过 ATS 守门人。您的技能部分应该针对您所寻求的工作。
考虑将此部分向上移动，特别是如果您的体验部分很薄弱。据 Careerbuilder 称，超过 40% 的招聘人员希望将技能放在简历的顶部。尽量不要重复您在经验部分中已经提到过的技能——您没有太多的空间，所以通过添加新信息来利用它来发挥您的优势。
行政助理职业的一个重要特点是，您在一个领域的技能可以转化为另一领域的工作。行政助理做什么的？这可能因工作而异，但以下是一些责任：
- 使用电子表格或纸质副本输入和维护数据和文件
- 准备和编辑文档，包括备忘录、信件和报告
- 接听电话和留言
- 在电子日历上安排约会、会议和活动
- 分类和发送邮件、传真和包裹
- 安排旅行
对于大多数行政助理工作来说，某些技能和经验是常见的。首先，让我们看一下其中的一些示例：
- 行政支持
- 库存控制
- 调度
- 活动策划
- 听写
- 编辑和校对
常见硬技能
硬技能是完成工作所需的可量化技能。它们通常是您可以通过上课学习的东西，例如簿记、编辑或文字处理。以下是行政助理简历中的一些硬技能示例：
- 软件专业知识：行政助理使用文字处理、日历、电子表格，甚至演示软件来履行许多职责。 Microsoft Office 产品和 Google Drive 方面的专业知识可能是必须的。
- 社交媒体知识：当今世界，许多公司使用社交媒体进行营销和沟通。精通该领域可能是一个很大的优势。
- 编辑、拼写和语法：是的，您可以而且应该使用拼写检查和语法检查，但它们并不完美，因此基本的写作技巧是必要的。
- 数据输入：这与软件专业知识重叠，但它还要求您充分了解数据，知道在哪里输入数据以及它是否有意义。您必须能够标记错误数据或识别何时发生输入错误。
据Statista称，超过 90% 的公司使用社交媒体进行营销。
常见软技能
软 技能 通常被称为“人际交往能力”。以下是行政助理的一些软技能示例：
- 沟通：您可能是办公室对客户的代表。你必须专业、高效，同时保持亲切的态度，但这只是开始。您也将成为办公室工作人员的联络人。您必须及时有效地处理不同工作和需求的工人之间的沟通。
- 时间管理：让事情顺利高效地进行是你的工作。
- 组织：这与时间管理有关。你越有条理，浪费的时间就越少。处理许多细节是行政助理工作的关键部分。
- 计划：您可能负责安排会议。这听起来似乎是小菜一碟，但它需要协调与会者的可用性、寻找会议空间、确保演示准备就绪，有时还需要安排餐饮服务。
- 请明确点;说出你知道的计算机程序的名称
- 列出职位描述中提到的技能
- 添加任何不言自明的技能的详细信息。
- 使用文字处理软件等通用术语
- 列出与您寻求的工作无关的技能
- 缩写或使用首字母缩略词
- 浪费空间列出不相关的技能
大约 70% 的简历从未被人看过。优质关键词很重要！这是一个关键字密集的部分，因此请注意使其适合工作职位。
教育简历示例：不仅仅是学位列表
教育经历简历部分对于职业初学者来说更为重要，但无论您身在何处，您都可以利用它来发挥自己的优势。高中文凭是您进入这一职业的切入点，但您可能已经参加了一些课程，以提高您的候选资格。
考虑参加课程来提高您的技能。社区大学提供许多职业课程和证书，可以丰富您的简历。
以下是可以添加到此简历部分的一些信息示例：
- 与您的目标行业相关的高中职业课程
- 计算机课程
- 以前工作的培训课程和研讨会
- 您获得的奖项、荣誉、奖学金或证书
最后，您是否以优异的平均成绩毕业？考虑添加它。它显示了您登上顶峰的决心、组织力和能力。
工商管理副学士，阿克顿商学院，奥斯汀
2008 - 2010
高中文凭，爱德华约翰逊高中，奥斯汀
2004 年 9 月 - 2008 年 5 月
选择正确的简历格式和简历布局
如果您遵循了此处的所有建议，并确保您的简历传达了行政助理职位所需的正确技能和经验，那么您就差不多完成了。但还有一个更重要的步骤：选择简历格式。正确的简历格式和简历模板可以帮助您留下良好的第一印象并提供您的沟通技巧样本。
格式计数
混乱的格式、间距或冲突的颜色都是招聘人员拒绝你的行政助理简历的原因。对于行政助理来说，清晰的沟通是最重要的技能之一。不专业的格式会给雇主留下一个不好的印象，让雇主无法展示你的能力，并让雇主觉得你不适合这份工作。尝试选择模仿潜在雇主专业语气的简历格式或模板。
芊芊简历 的模板涵盖了一系列领域。查看我们针对正规行业的专业示例、当简单性是关键时的基本选项以及针对更具前瞻性的职位的创意样本或现代模板。
使用简历模板有几个优点。例如，芊芊简历 的模板中充满了专门为行政助理预先编写的例句。使用我们的 简历生成工具，您将能够根据公司类型轻松地在不同模板之间切换。无论您使用什么模板，都要保持干净。您希望招聘人员轻松浏览您的简历，查看您的成就并将您想象为他们的下一个行政助理。
无论拼写检查有多好，它都无法捕获所有内容。仔细校对您的行政助理简历，或者让朋友或同事帮您校对。行政助理的一些关键技能是基本的英语拼写和语法。确保你展示你的。
借助 芊芊简历 的模板集合，您无需成为设计师或格式专家即可拥有精美的简历。从众多简历模板示例中进行选择。考虑一下您的优势并选择 最能突出您的优势的简历格式 。然后使用构建器自定义您的简历模板。
要点
- 行政助理的工作根据环境和领域的不同而有很大差异。
- 你的简历摘要让雇主对你是谁以及你能带来什么第一印象。
- 使用经验部分来突出您的成就，而不是描述您的工作。
- 让你的教育为你服务。除了列出您的学校和获得的学位之外，还可以考虑列出相关的课程和成就。
- 分析每个职位描述并相应地列出技能。在简历中突出显示特定行业的知识。
- 重点关注让您的简历通过 ATS。
- 使用简历模板设计具有视觉吸引力、整洁且易于阅读的简历格式。
